Telekonferencer kan være en velsignelse eller en buste. På den positive side tillader de mennesker forskellige steder til at deltage i møder uden at skulle rejse. På den negative side, kan de udarte til frustrerende kampe med ukontrolleret plapre. Dette sker, fordi folk mangler visuel kontakt, hvilket hindrer effektiv kommunikation og giver muligheder for at være uartig.
Her er hvordan du kan konfigurere en effektiv møde over telefonen.
1) Planlæg et enkelt møde. Ideelt set bør mødet vare mindre end 30 til 45 minutter. Mennesker er i stand til at koncentrere sig om lange telefon samtaler. De bliver trætte. Deres opmærksomhed driver. De har brug at tage en pause. Designe dit møde, så det er kort og til punktet. På den måde alle kan fokusere på spørgsmålene og deltage effektivt.
2) Skriv ud af dit mål for mødet. Så sørg for, at denne erklæring virkelig repræsenterer det resultat, at du vil have i slutningen af mødet. Manglen på en klar og godt erklærede mål er den næststørste årsag til dårlig møder. Kontroller dernæst, hvis en telekonference er den bedste måde at opnå dette mål. Annullere mødet, hvis du kan nå målet med nogen anden metode, som ved at sende et notat, at gøre et enkelt telefonopkald eller tænker gennem en løsning af dig selv.
3) udarbejde en dagsorden. En telekonference uden en dagsorden er ligesom en rejse uden et kort–i mørke. Uden en dagsorden, vil du miste kontrollen og spilde tid. Din dagsorden skal indeholde mål for de møde og detaljerede anvisninger for hver del af mødet. Det bør være så komplet og specifikke, at en anden kunne bruge det til at køre dit møde.
4) Distribuer dagsordenen mindst en dag før mødet. Dette giver mulighed for alle til at tænke på dine spørgsmål og forberede deres deltagelse. Hvis det er relevant (f.eks. for kontroversielle eller komplekse spørgsmål) kalder centrale deltagere til at bekræfte, at de har modtaget dagsordenen og kontrollere, hvis de har kommentarer til hvordan mødet kunne gøres mere effektive. Bruge dette som en mulighed for at lytte deres idéer, i stedet for at arbejde på spørgsmålene eller diskutere med dem.
5) distribuere materialer relateret til spørgsmål før mødet. Dette omfatter konturer, tegninger, diagrammer, produktbrochurer og data. Derefter, deltagerne kan bruge disse værktøjer til at deltage mere effektivt. For eksempel kan de følge en disposition, ser på diagrammer eller læse data under mødet. Dette hjælper med at kompensere for manglen på visuel kontakt i en telekonference.
6) Inviter kun dem, der kan bidrage direkte til mødet. Ideelt set bør dette være færre end otte personer. Hvis du invitere flere personer, bliver det meget vanskeligt at holde en effektiv møde. Med en større gruppe, vil nogle af deltagerne blive tabt som passive lyttere, som er spild af deres tid. Du kan altid sende en kopi af referatet til de mennesker, der behøver at vide om det arbejde udført under mødet.
En telekonference er mere end et telefonopkald. Det er et møde. Og et møde er en erhvervsaktivitet, der bør være drevet af en velgennemtænkt mål understøttes af en detaljeret plan. Med ordentlig planlægning, vil din telekonferencer skille dig som en effektiv leder.